Regime Especial de Fiscalização: entenda as regras e riscos do REF
O Regime Especial de Fiscalização (REF) é uma medida excepcional que permite à Receita Federal e aos fiscos estaduais, municipais e do Distrito Federal intensificarem o acompanhamento de contribuintes com indícios relevantes de irregularidades.
Na prática, o REF funciona como um modo de controle reforçado, com fiscalização mais próxima, prazos menores de recolhimento, exigência de controles eletrônicos e aplicação de multas mais severas em caso de novas infrações.
Os arts. 338 a 341 da Lei Complementar nº 214/2025 detalham quando o Regime Especial de Fiscalização pode ser aplicado, quais medidas podem ser adotadas e como o regime deve ser fundamentado e limitado no tempo.
O que é o Regime Especial de Fiscalização (REF)?
O Regime Especial de Fiscalização é um conjunto de medidas aplicadas a contribuintes considerados de maior risco pela administração tributária. Ele não é a regra, mas um instrumento excepcional, usado quando há sinais relevantes de descumprimento das obrigações tributárias.
Durante o REF, a empresa passa a ser acompanhada de forma mais intensa, com controles especiais e prazos diferenciados para apuração e recolhimento de IBS e CBS.
Quando o REF pode ser aplicado? (Art. 338)
O art. 338 apresenta as hipóteses em que o Regime Especial de Fiscalização pode ser imposto ao contribuinte. Entre elas, estão:
Embaraço à fiscalização
Quando o contribuinte dificulta a atuação do fisco, por exemplo:
- recusa injustificada em apresentar documentos ou livros;
- entrega parcial ou atrasada de dados solicitados;
- negativa de fornecimento de informações relevantes;
- dificuldade injustificada de acesso a registros ou movimentações.
Resistência à fiscalização
Quando há resistência direta à atuação dos fiscais, como:
- impedir o acesso ao estabelecimento;
- negar a vistoria de estoques e bens;
- não permitir verificação de atividades no local.
Uso de interpostas pessoas
O REF pode ser aplicado quando surgem evidências de que a empresa utiliza “laranjas” ou interpostas pessoas, isto é, quando os sócios formais não são os verdadeiros responsáveis pelo negócio.
Operações sem inscrição no cadastro de contribuintes
A realização de operações sujeitas a IBS ou CBS sem a devida inscrição cadastral também é hipótese de aplicação do Regime Especial de Fiscalização.
Reincidência, contrabando e crimes tributários
A prática reiterada de infrações, especialmente quando envolve fraude, é outro fator relevante para aplicação do REF. O art. 338 considera, entre outros casos:
- dois autos de infração semelhantes em um intervalo de cinco anos;
- infrações cometidas em períodos distintos com uso de fraude, ardil ou artifício;
- evidências de contrabando ou descaminho;
- condutas que configurem crime contra a ordem tributária, como faturamento frio, emissão de notas inidôneas e ocultação de receitas.
Em situações mais graves, a empresa pode ser incluída diretamente no Regime Especial de Fiscalização, sem necessidade de uma fiscalização prévia em formato tradicional.
Exceções e proteção ao contribuinte
O §3º do art. 338 estabelece que infrações meramente acessórias, que não prejudiquem a apuração do tributo, o recolhimento ou o uso de benefício fiscal, não devem ser usadas como base para caracterizar reincidência para fins de REF. Trata-se de uma proteção importante contra sanções desproporcionais.
Despacho fundamentado e início do REF
O §4º exige que a aplicação do REF seja formalizada em despacho fundamentado, que deve conter:
- identificação do contribuinte;
- indicação da hipótese legal utilizada;
- descrição detalhada dos fatos que justificam o regime;
- cópia das intimações e documentos relacionados;
- medidas que serão aplicadas;
- identificação da autoridade responsável pela condução do REF.
O §5º define que o Regime Especial de Fiscalização tem início com a ciência do contribuinte acerca desse despacho fundamentado.
Quais medidas podem ser aplicadas no REF? (Art. 339)
O art. 339 lista medidas que podem ser adotadas no âmbito do Regime Especial de Fiscalização, entre as quais:
Fiscalização ininterrupta no estabelecimento
O fisco pode manter agentes no local, acompanhando as operações em tempo real.
Redução dos prazos de apuração e recolhimento
Os prazos usualmente mensais podem ser reduzidos, por exemplo, para recolhimento quinzenal dos tributos devidos.
Uso obrigatório de controle eletrônico
O contribuinte pode ser obrigado a implantar sistemas de controle eletrônico, como:
- softwares homologados;
- monitoramento de estoques;
- rastreamento de operações;
- integração em tempo quase real com o fisco.
Recolhimento diário de IBS e CBS
Uma das medidas mais severas é a exigência de recolhimento diário dos tributos, sem prejuízo do direito a créditos, conforme demais regras da legislação.
Comprovação sistemática das obrigações
A empresa pode ser obrigada a enviar relatórios frequentes comprovando:
- emissão de documentos fiscais;
- controle de estoques;
- escrituração;
- recolhimento de tributos.
Controle especial de documentos e movimentação financeira
O fisco pode exigir numeração específica para documentos, autorizações prévias e acompanhamento mais rígido das movimentações financeiras.
Quem regulamenta o REF e quais limites devem ser seguidos? (Art. 340)
A regulamentação do Regime Especial de Fiscalização cabe:
- à Receita Federal, no caso da CBS;
- ao Comitê Gestor do IBS, no caso do IBS.
A regulamentação deve, entre outros pontos:
- prever que o despacho de inclusão no REF seja emitido por autoridade superior, distinta do fiscal responsável pela fiscalização cotidiana;
- estabelecer prazo máximo para a duração do regime;
- condicionar a renovação à persistência dos motivos que levaram à sua aplicação;
- garantir que as medidas sejam proporcionais à gravidade da conduta e ao risco apresentado.
O REF substitui outras penalidades? (Art. 341)
O art. 341 deixa claro que o Regime Especial de Fiscalização não substitui multas e demais penalidades. O contribuinte continua obrigado a cumprir todas as obrigações principais e acessórias, e permanece sujeito às sanções aplicáveis.
Além disso, o §1º prevê a possibilidade de as multas de ofício aplicadas durante o período em que a empresa estiver em REF terem seus percentuais duplicados. O §2º determina que os prazos especiais de recolhimento definidos pelas medidas do REF são adotados para fins de lançamento de ofício.
Resumo geral da Seção VII
| Tema | Explicação simples |
|---|---|
| O que é REF | Regime intensivo de fiscalização com controles reforçados |
| Quem aplica | Receita Federal (CBS) e administrações tributárias do IBS |
| Motivos | Embaraço, resistência, reincidência, fraude, contrabando e crimes tributários |
| Como começa | Despacho fundamentado comunicado ao contribuinte |
| Medidas | Recolhimento mais frequente, controle eletrônico, fiscalização contínua |
| Multas | Podem ser aplicadas em dobro durante o REF |
| Duração | Prazo definido, com renovação condicionada à manutenção dos motivos |
Por que o REF é crítico para o setor farmacêutico?
No setor farmacêutico, cosmético, de suplementos, hospitalar e de e-commerce, a combinação de alto volume de operações, estoques complexos, múltiplos canais de venda e uso intensivo de benefícios fiscais torna o Regime Especial de Fiscalização especialmente sensível.
Uma empresa submetida ao REF:
- tem aumento de custos operacionais;
- enfrenta maior pressão de caixa devido a prazos reduzidos;
- fica sujeita a multas mais gravosas;
- passa a operar sob monitoramento constante.
Investir em controles fiscais consistentes, parametrização correta de sistemas, revisão de cadastros e cumprimento rigoroso de obrigações acessórias é fundamental para reduzir o risco de enquadramento no REF.
Conclusão
O Regime Especial de Fiscalização é uma das medidas mais severas previstas na legislação. Ele aumenta o nível de controle sobre o contribuinte, exige maior organização interna e pode ampliar significativamente o impacto financeiro de eventuais irregularidades.
Empresas que atuam em setores de maior risco, como o farmacêutico, devem dar atenção especial ao tema, reforçando seus controles e a governança tributária.
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