Documentação fiscal e contábil: regras de guarda e sistemas fiscais
A Seção VI da Lei Complementar nº 214/2025 trata de dois temas essenciais para a segurança jurídica das empresas: o prazo de guarda da documentação fiscal e contábil e a obrigação de manter documentação técnica dos sistemas utilizados na apuração do IBS e da CBS.
O que são presunções legais tributárias?
A legislação exige controles robustos, documentação organizada e sistemas auditáveis para garantir precisão nas apurações e segurança em fiscalizações futuras.
Art. 336 — Prazo de guarda dos comprovantes contábeis
O art. 336 determina que documentos que gerem efeitos contábeis futuros devem ser guardados até o fim do prazo de decadência da Fazenda Pública para constituir créditos tributários.
Isso se aplica a documentos relacionados a:
- depreciações;
- amortizações;
- provisões;
- contratos de longo prazo;
- adiantamentos;
- registros contábeis com efeitos plurianuais.
Na prática, se um documento afeta cinco exercícios fiscais, ele deve ser preservado por todo o período de possível fiscalização desses exercícios.
Essa regra evita descarte prematuro e garante segurança em auditorias.
Art. 337 — Documentação técnica dos sistemas contábeis e fiscais
O art. 337 exige que empresas usuárias de sistemas contábeis ou fiscais mantenham documentação técnica completa e atualizada que permita auditoria.
Essa documentação inclui:
- manuais e guias técnicos;
- descrição de funcionalidades;
- regras de cálculo do IBS e da CBS;
- parametrizações fiscais;
- tabelas e estruturas utilizadas;
- histórico de versões e atualizações;
- arquitetura do sistema e módulos instalados.
A guarda pode ser digital, mas deve permitir emissão gráfica quando solicitada.
A finalidade é permitir que a fiscalização compreenda como o sistema calcula tributos, gera arquivos, trata créditos e apurações.
Por que a Seção VI é importante?
Empresas precisam dessas informações para garantir:
- auditorias transparentes e seguras;
- parametrizações fiscais consistentes;
- menos risco de autuações por erros de sistema;
- compliance eficaz em IBS e CBS.
A exposição fiscal é ainda maior em setores como:
- farmacêutico;
- hospitalar;
- distribuição;
- e-commerce;
- marketplaces.
Resumo prático da Seção VI
| Dispositivo | O que diz a lei? | Impacto prático |
|---|---|---|
| Art. 336 | Guardar documentos que impactam exercícios futuros até a decadência | Guarda mínima de 5 anos, podendo ser maior |
| Art. 337 | Manter documentação técnica atualizada de sistemas fiscais | ERP deve ser auditável e bem documentado |
Conclusão
A Seção VI reforça que documentação fiscal e contábil adequada e sistemas técnicos bem documentados são essenciais para a conformidade tributária no IBS e na CBS.
Empresas que investem em processos organizados, documentação atualizada e controles sólidos reduzem riscos e fortalecem sua posição em fiscalizações.
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